Jak przechowywać dokumenty w biurze?

Przedsiębiorstwa decydujące się na samodzielne przechowywanie dokumentów często po prostu nie są w stanie odpowiednio zabezpieczyć pomieszczenia przed kradzieżą, pożarem i zalaniem. Nierzadko, żeby zapewnić ochronę tego typu, konieczne byłoby wprowadzenie zaawansowanych zmian w konstrukcji budynku. Współpraca z wykwalifikowaną firmą pozwala uniknąć tak drogiej inwestycji.

Przedsiębiorstwa decydujące się na samodzielne przechowywanie dokumentów często po prostu nie są w stanie odpowiednio zabezpieczyć pomieszczenia przed kradzieżą, pożarem i zalaniem. Nierzadko, żeby zapewnić ochronę tego typu, konieczne byłoby wprowadzenie zaawansowanych zmian w konstrukcji budynku. Współpraca z wykwalifikowaną firmą pozwala uniknąć tak drogiej inwestycji.

Co nam grozi, jeśli dane naszych klientów ujrzą światło dzienne?

Odpowiednie przechowywanie akt to ład, porządek i sprawniejsze funkcjonowanie firmy. To również pewność, że informacje o naszych klientach, kontrahentach i partnerach nie dostaną się w niepowołane ręce. Jeśli jednak z jakiegoś powodu tak się stanie i sprawa wyjdzie na nas, możemy zostać obciążeni bardzo wysokimi karami za nieprzestrzeganie RODO. Podzielić je można na dwa typy:

• kary o wartości do 10 000 000 EUR lub do 2% całkowitego rocznego światowego obrotu

Taka grzywna może czekać firmę, u której wykryto standardowe nieprawidłowości związane z przetwarzaniem danych. Do takich czynności zaliczyć można też nieprawidłowe przechowywanie dokumentów. Chociaż RODO nie precyzuje, jak należy przechowywać akta, przedsiębiorca powinien dołożyć wszelkich starań, żeby dostępu do nich nie uzyskały osoby nieupoważnione. W praktyce oznacza, to, że musimy wziąć pod uwagę aktualną wiedzę techniczną, zakres, kontekst przetwarzania danych oraz przeanalizować ryzyko, jakie wiąże się z naszą działalnością.

• kary o wartości do 20 000 000 EUR lub do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu

Wyższa grzywna dotyczy bezprawnego przetwarzania danych. Taką karą mogą być obciążone również przedsiębiorstwa, które naruszyły zasady przetwarzania szczegółowych danych osobowych. Do tej kategorii zaliczamy informacje na temat wyznania czy stanu zdrowia.

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty i uniknąć kar pieniężnych?

Pierwszym rozwiązaniem jest odpowiednie zabezpieczenie biura; mowa o barierach o charakterze logicznym i mechanicznym. Pierwsze rozwiązania to różnego rodzaju kody i piny, a do drugich możemy zaliczyć np. zamknięcia na klucz. Aby jeszcze bardziej zminimalizować ryzyko, niektóre firmy decydują się zamontować monitoring oraz systemy alarmowe. Te, dla których jest to zbyt kosztowna inwestycja, decydują się na mniej zaawansowane metody, do których zaliczyć można po prostu specjalne szafy do przechowywania dokumentów.

Innym rozwiązaniem, które jest atrakcyjne pod względem bezpieczeństwa, jest przechowywanie dokumentów w specjalistycznych obiektach. Takie firmy dysponują niezbędną infrastrukturą i zabezpieczeniami, na które często nie stać ich klientów.

Jak wygląda profesjonalne przechowywanie dokumentów?

Przede wszystkim w takich miejscach działa się według jasno określonych procedur. Powstają one z myślą o bezpieczeństwie dokumentacji klienta. Ale same procedury byłyby niewystarczające, gdyby nie nowoczesna infrastruktura. Oprócz regałów stosuje się tu również skuteczne zabezpieczenia fizyczne i mechaniczne najwyższej klasy. W efekcie nie ma tu mowy o jakimkolwiek nieautoryzowanym dostępie. Firmą, która wykorzystuje taką nowoczesną infrastrukturę, jest np. Rhenus https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/przechowywanie-dokumentow-i-akt/

Ogromnym wyzwaniem dla każdego przedsiębiorstwa, któremu zależy na bezpiecznym przechowywaniu dokumentów, jest określenie skutecznych procedur oraz dopasowanie indywidualnych uwarunkowań firmy (charakter budynku, umeblowanie) do tak opracowanych procedur. Często, z powodu oszczędności, trzeba iść na kompromisy. To z kolei powoduje, że przedsiębiorca ma świadomość, że akta nie są dostatecznie chronione.

Taki stres i niepewność do duże obciążenie, którego warto unikać. Powierzenie przechowywania dokumentów wyspecjalizowanej firmie to nie tylko uniknięcie kary oraz brak konieczności ponoszenia wysokich inwestycji. To również komfort psychiczny, płynący ze świadomości, że naszą dokumentacją firmową zajmuje się sprawdzony usługodawca.